WEB会議のツールはzoomがいい?ルーム制のWEB会議ツールとの違いを徹底比較

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照会 220回 作成日: 21-09-20 19:54

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WEB会議ツールはこの1年半で爆発的な普及を見せています。理由は言わずもがな、新型コロナウイルスの感染拡大により非接触のコミュニケーションが増えたことに起因します。 去年の4月ごろは多くの方がWEB会議ツール?Zoomteams?使ったことないからよく分からない」という状態だったと思います。 

 

今回は弊社WEB会議ツール『OfficeCall』を導入してくださっている株式会社イツザイの代表取締役である樋口社長に導入までの経緯を伺いました。

 

株式会社イツザイ

https://i23i.com/

WEB集客のためのコンテンツマーケティングをコンサルティングから実行まで一括支援している。中小企業を中心に100社のコンテンツ制作を現在行っている。2011年創業。従業員20名。

 

 

 

WEB会議はこれまでの非効率な働き方に風穴を開けた

最初は、なんとなくZoomだった。

弊社がWEB会議ツールを導入したのは20203月ごろになります。弊社はWEB集客のコンサルティングを行っているため、それまでは毎月訪問していたのですが訪問しにくくなり。急遽、WEB会議に移行しようということでZoomを利用し始めました。

Zoomを選択したことに大きな理由はなく当時「Zoomやってますか?」と聞かれることが多かったので、なんとなく「じゃあ弊社もZoomを使うか」というぐらいでした。

 

WEB会議ツールがもたらした業務革命

弊社は全顧客を毎月訪問し会議を行なっていました。これまでは「WEB会議より来てもらった方が」というクライアントも多く、WEB会議への移行に二の足を踏んでいました。1社訪問すると移動時間も合わせて都内でも3時間ほどは掛かります。

 

WEB会議では深いコミュニケーションは取れない」という極めて日本的な感覚がコロナをきっかけに一気に変わったことが弊社にとっては追い風となり1人が受け持てる顧客数は1.5倍ほどに増えています。

 

社内の働き方や事業にフィットするツール選定の必要が出てきた

なんとなく周りが使い始めたから導入したZoomですが当初は特に不自由さを感じることはありませんでした。

たまに顧客の指定で別のツール(主にmicrosoft teams)を使うこともありましたが使用感は似ている印象でしたZoomを導入して
(弊社では有料アカウントを
10個ほど契約)1年弱経った頃、社内のヒアリングを通じて、社員がWEB会議を行う際にいくつかのストレスを抱えていることが分かりました。


ストレス①相手がすんなり利用できないケース 

Zoomを利用するためには発行された会議URLをクリック(あるいは発行されたIDを入力)して接続する必要がありますが、safariなど対応していないブラウザがあったり、とにかく接続できないというケースが何回かに一回発生しているそうです。社員曰く、Zoom会議を始めるまでに数十分掛かったたり、「Zoomを導入するために訪問してほしい」という相談を受けたこともあるそう。確かに業務効率のためのWEB会議ツールの利用に手間が掛かるのはとてもストレスがかかりますね。

 

ストレス②ちょっとしたミーティングでもURLを発行するのが面倒

これは主に社内での話ですが基本のコミュニケーションはSlackを利用しています。リモートワークに移行してからは、打ち合わせしたいときはその都度ZoomURLを発行しミーティングを行っていますがこのちょっとした手間がストレスだという話でした。

 

確かに社内にいたら「ちょっとだけ話せる?」で済んでしまう話も、Slackで声をかけてURL発行してというのは確かに手間かもしれません。URLの発行は12分で終わるかもしれませんが月間150200ほどの社内外での打ち合わせが行われていることを考えるとURL発行に発生する手間も無視できません。

以上の観点から、Zoomで発生しているストレスを解消できるWEB会議ツールを探し始めました。

 

 

ルーム制WEB会議ツールとの出会い

WEB会議ツールを探し始めるとzoomのようなURLを発行するタイプとは異なるルーム制のWEB会議ツールがあることを知りました。WEB上に自社の会議室を持つようなイメージで、URLを発行せずにワンクリックでいつでも会議室に入れるに入れる手軽さにとても魅力を感じました。

 

 

社内ミーティングを行うステップが楽になる

ルーム制であれば、「ちょっと話したいので会議室Aにきて」とだけ伝えればオンライン上にある会議室Aで会議をすることができます。これはリアルの感覚にかなり近い気がしました。

 

URLを発行する手間が省かれる

ルーム制のオンライン会議室のURLは常に一定です。ですので会議の度にWEB会議室のURLを発行する手間がなくなります。

社外であっても会議室AURLを共有し、クリックしてもらうだけで会議を開始できます。手間も楽になりますし、WEB会議を導入していない方とのミーティングでもうまく開始できないというトラブルを回避できそうです。

 

 

ルーム制WEB会議ツールの比較

機能的にはそこまで差がなかった

弊社では5個ほどルーム制WEB会議ツールを比較し選定を行いました。最終的にはOvicehttps://ovice.in/ja/)というツールとOfficeCall2社に絞りました。

 

この2社を取り上げた最大の理由はコストの安さです。お互い数十人で使用しても月額5,000円という驚異的な安さでした。現在zoomを利用し、月間16,000円程度掛かっている訳ですからコストは1/3ほどに収まります。最後にOviceではなくOfficeCallを選んだ理由は、導入開始が楽そうだったからです。

 

Oviceは初期画面の設定などカスタマイズが必要で(その分リッチな使い方もできる)、その手間を考えるとデフォルトで利用画面が設定されているOfficeCallの方が導入が楽だという結論に至りました。 こちらがOfficeCallの利用画面ですが、シンプルなUI設計で全てのスタッフが利用方法を理解するのに1日も掛からず、ツール以降がとてもすんなりと進みました。

 

スクリーンショット 2021-09-12 9.23.29.png

 

上記画面には3つの会議室がある入場するをクリックするだけですぐWEB会議を始めることができるのです。

Let’s OfficeCallという機能を使えば上記3つ以外の会議室を用意することもできます。 

 

OfficeCallを導入した結果

社内ミーティングが圧倒的にしやすくなったという声がやはり目立ちました。またクライアントにも会議室A”でお願いします、と言うだけでよくなったので手間は省けているそうです。また共有したファイルに書き込むことができるホワイトボード機能もZoomにはなかったが使っていると言う声もありました。 

 

私の立場としては大幅なコストダウンできたこともやはり大きいです。20名ほどの弊社でも年間192,000円(Zoom有料アカウント10個)から年間60,000円にコストダウンできました。さらにOfficeMessengerという社内コミュニケーションツールとOfficeCallを連携する予定だと伺ったのでSlackらOfficeMessengerへの移行も検討しています。

Slackは年間20万円以上支払っていますがOfficeMessenger50人まで月額5,000円ということで大幅なコストダウンが見込めそうです。
今後もJIRAN JAPANさんに期待しています。

 

株式会社イツザイの樋口様ありがとうございました。まだローンチして間もないOfficeCallをいち早くご利用いただいているお客様からの第三者的なご意見はとても貴重です。

ルーム制のWEB会議ツール『OfficeCall』にご興味をお持ちの方は是非デモ画面からお試しください。


 

 

 

 

OfficeCallデモ画面はこちら