Web会議ツールの活用方法5選！メリットやおすすめツールも紹介
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新型コロナウイルス感染症の影響で、リモートワークや在宅勤務に関する話題を耳にすることが増えました。リモートワーク等の普及により、ZoomやGoogle Meetといった「Web会議ツール」の利用が加速しています。
本記事では、Web会議ツールについて詳しく知りたい！という方に向けて、効果的な活用方法からメリット、おすすめツールまであわせて紹介していきます。
Web会議とは？
そもそもWeb会議ってなに？という方に、まずはWeb会議の仕組みについて説明します。
Web会議とは、PCやスマートフォンを使って、参加者同士がオンライン上で会議を行うことを指します。時間や場所も問わないので、好きな時に好きな場所から会議を行うことが可能です。
リモートワークや在宅勤務が普及している中で、このWeb会議は画期的な仕組みとなっています。会社の会議のみならず、面接や営業、学校の授業などでも活用されています。
Web会議をするためには、Web会議ツールを利用する必要があります。Web会議ツールを使って映像や音声を共有し、コミュニケーションをとることができるのです。
有名なWeb会議ツールとしては、ZoomやGoogle Meetなどがあります。
それでは次に、Web会議ツールの具体的な活用方法やメリットについて説明していきたいと思います。
Web会議ツールの5つの活用方法
まずは、Web会議ツールの効果的な活用方法を5つ紹介します。
①会議・ミーティング
言うまでもないですが、Web会議ツールは会社の会議やミーティングに活用できます。
一番使われている使用用途といっても過言ではありません。
Web会議ツールを使えば、オフラインで行う会議と同様に、お互いに会話したり資料を共有しながら議論することが可能です。
また、会議室を確保する必要がないので準備作業を軽減することもできます。
さらにWeb会議ツールの中には録画機能が付いているものもあるので、会議に不参加だった人が後から会議内容を確認することも可能です。
②面接対応
新型コロナウイルス感染症の影響で、現在は対面での面接が難しい状況となっています。
そんな時に活用できるのがWeb会議ツールです。
Web会議ツールを活用すれば、場所を選ばずに新卒や中途の採用面接を行うことができます。優秀な人材を確保するためにも採用活動を止めるわけにはいきませんから、Web会議ツールの必要性は高いです。
③営業活動
Web会議ツールは、営業活動やオンライン商談にも使えます。
上記で述べた面接と同様に、セールスマンはなかなか取引先と対面で会うことが困難になっています。
営業手段が制限されている中で会社の収益を維持するためにも、Web会議ツールは営業活動やオンライン商談に活用するべきです。
④説明会・ウェビナー実施
会社の会議や面接だけでなく、規模の大きい会社説明会や商品説明会、オンラインセミナーにもWeb会議ツールを活用できます。
Web会議ツールを使って開催すれば、交通費や会場設備費などがかからないのでコスト削減にも繋がります。
参加者は場所を選ばす参加できるので、多くの企業や団体が参加数・参加率を増やすことに成功しています。
⑤リモートワーカーとの連絡手段
リモートワークや在宅勤務の懸念点として、社員同士のコミュニケーションが減少してしまうということがあります。
特に大きな会社ほど、細かなコミュニケーションをしっかりとって、従業員が向かうべき方向性を統一させたり、モチベーションを維持させる取り組みが重要になってきます。
Web会議ツールを使えば、カメラ機能を使ってお互いの顔を見ながら、まるでオフラインで会っているかのような感覚で会話することができます。
会社にリモートワーカーがいたとしても、Web会議ツールの導入によって今まで通りコミュニケーションを密にとることが可能になります。
Web会議ツールの5つのメリット
続いて、Web会議ツールのメリット5つ紹介していきます。
①事前準備作業の軽減
Web会議ツールのメリットの1つとして、事前準備作業の軽減が挙げられます。
通常、大きな会議やセミナーを実施する際は、事前に座席やモニター画面などの準備が必要になります。
Web会議であればこれらの作業は不要になるため、準備にあてていた時間を他のことに使うことができます。
②会場利用費などのコスト削減
2つ目のメリットとして、会場費やセミナールーム費、資料印刷費、交通費などのコスト削減があります。
Web会議の場合、そもそも場所を必要としませんし、資料は画面上に共有して投影することができるので、さまざまなコスト削減が可能になります。
参加者が多いほど会場費や交通費は高くなりますので、Web会議ツールを活用することによってコスト削減を推進していきましょう。
③会議時間の短縮
Web会議ツールは、会議時間の短縮も可能にします。
例えば社内で会議を行う場合、各参加者は会議室までの移動時間がかかります。
それに加え、各自が資料を投影する時間であったり、会議室から自分のデスクに戻るまでの時間などもかかってきます。
これらはWeb会議によって解消することができます。
Web会議ツールを使えば自分が今いる場所から会議に参加できるので、結果的に会議にかける時間を短縮していることになります。
④どこからでも会話が可能
これまでも数回述べているように、Web会議ツールを使用すれば、どこからでも会議に参加することができます。
PCやスマートフォンにカメラ機能があれば、自分の映像を映し出しながら会話することができますし、対面での会議と同様のコミュニケーションをとることが可能です。
⑤多様な働き方が可能
5つ目のメリットは、多様な働き方の実現です。通常の対面会議と変わらないクオリティ、もしくはそれ以上の効果を発揮するWeb会議ツールが会社に導入されていれば、全面的なリモートワークや在宅勤務が可能になります。
小さい子供がいる方、介護しなければいけない家族がいる方、体が不自由な方などにとって、Web会議ツールの普及は新たな働き方を実現するための救世主です。
おすすめのWeb会議ツール3選
最後に、これまで述べた活用方法やメリットを踏まえた上で、最も勧めなWeb会議ツールを3つ紹介します。
①Zoom
1つ目に紹介するWeb会議ツールは「Zoom」です。誰もが一度は聞いたことがあるのではないでしょうか？
ZoomはWeb会議に必要な機能を全て網羅しており、現在利用者が一番多いWeb会議ツールと言われています。
音質や通信品質なども良く、安心して使うことができます。
②Google Meet
次に紹介するのは「Google Meet」です。
Googleが提供しているWeb会議ツールで、Googleアカウントを持っていればだれでも無料ですぐに利用できます。
Googleカレンダーなどとも相性抜群なので、普段からGoogle系のサービスを中心に使ってるユーザーにはおすすめです。
③OfficeCall
最後に紹介するのは、「OfficeCall」です。
OfficeCallもWeb会議に必要な機能は網羅していますが、他社ツールと違う点は、
- 常にオンライン会議室が開設されている
- アプリをインストールする必要がない
- ID等でログインする必要がなく、ワンクリックで開始できる
- 利用者数に上限がない
などです。
オンラインでの会議、面接、セミナーは、OfficeCall一つで簡単に実施することが可能です。もちろん企業向けのサービスのため、セキュリティ対策も万全に行ってあります。
OfficeCallを試しに使ってみたい方は、下記のデモページから無料で体験することができます。
◾️OfficeCallの主要機能
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主要機能のご紹介
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No. |
機能 |
詳細 |
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1 |
自社専用のオンライン会議室 |
独自ドメイン設定が可能で、自社専用Web会議室のサイト構築が簡単にできます。 |
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2 |
2タイプのオンライン会議室 |
固定会議室は社内のオンライン会議室として、予約制会議室は外部ミーティング時の会議室として活用できます。（パスワード設定機能あり）
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3 |
2タイプの画面機能 |
画面共有機能と直接書き込みができるホワイトボード機能があります。 |
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4 |
多様な活用方法 |
セミナー、相談室、インタビューなど、多様な用途で使用することができます。 |
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5 |
管理者アドミン提供 |
会議室の利用時間や参加者、ライセンス期限等を確認することができます。 |
まとめ
今回はWeb会議ツールの活用方法を中心に、メリットやおすすめツールについて紹介しました。
私たちはWeb会議ツールを活用することによって時間やコストを削減したり、新たな働き方を実現することができます。
OfficeCallのように簡単にデモページで使用感をチェックできるツールもあるので、もし、Web会議ツールの導入を検討されている方は使ってみてはいかがでしょうか？
