web会議ツールの選び方！web会議ツールのメリットとデメリットを解説
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最新のweb会議ツールや、web会議ツールのメリット・従来のツールのデメリットについてわかりやすく解説しています。
コロナ以降、DX(デジタルトランスフォーメーション)の考えが普及し、企業活動のデジタル化が加速しました。
デジタル化の動きの中で特に普及したのがweb会議です。web会議には多くのメリットがあり、リモートワークへの活用はもちろん、
リモートワークができない企業でもWeb会議を取り入れている企業は非常に多くなりました。
web会議を行うには専用ツールが必要なのですが、従来、そして最新のWeb会議ツールやその選び方について解説していきます。
web会議ツールの需要
web会議ツールは従来よりも種類が増えました。コロナ禍になりリモートワークも常態化し、web会議の需要が増大したためです。
ZOOM、googlemeet、Teams等のweb会議ツールが次々に登場し市場は大きくなっています。コロナ収束の見通しは未だ見えない状態ではありますが、たとえ収束したとしても、web会議に関してはなくならないという見方が圧倒的です。
社内で拠点間の打ち合わせや、クライアントとの商談・打ち合わせにおいて効率的な方法として残るという見方の方が多いです。
web会議ツールのメリット
ここからは具体的に、WEB会議ツールを使って会議を行うことでどんなメリットがあるのかを解説していきます。
■手軽に会議を開催できる
web会議ツールはいつでもどこでも手軽に使うことができる点がメリットです。たとえば10分後に会議をしたいとき、実際の会議室に人を集めたり、会議室の手配をしたりといった手間が弊害になります。
そういった場合でも、オンラインならURLを送付することですぐに会議を開催することができます。
操作も多くの場合かんたんですし、参加することや基本的な操作をするだけであれば、パソコン操作ができる程度のリテラシーがあれば困ることはないでしょう。会議の発案〜開催までが非常に迅速なため、通常の会議と比べて実に効率的だといえます。
実際に会議者同士が接触することがないため、感染予防の観点でみても非常に大きなメリットがあるといえるでしょう。
■会議コストを削減できて経費削減になる
2つ目のメリットは会議コストの削減です。
実際に会議をするときには、会議室がない場合には外部の会議室を抑える費用や移動費がかかりますが、オンライン会議であればツール運用費以外のコストはかかりません。リモートワークもさることながら、複数拠点間をまたいだ会議においても、移動費を大きく削減することができます。
そのため実際のところはツールの価格よりも削減コストが大きくなる場合がほとんどです。会議を効率的にし、かつ費用を削減できるところがメリットです。
■資料の共有が簡単にできる
web会議ツールを利用した会議では資料の共有も行うことができます。EXCELやPowerPointなどを参加者の画面に画面共有しながら、マイクで参加者に話をすることができます。そのため、オフラインと同じように会議を進行することが可能です。操作には若干の慣れは必要になりますが、数回使えば徐々になれることができるでしょう。
従来のweb会議ツールのデメリット
そんなweb会議ツールですが、オフラインの会議に比べてすべてが勝っているという状態ではなく、
当然従来のweb会議ツールにはいくつか仕様・操作においてのデメリットもあります。
■利用者が増え音声や画面の乱れが生じやすい
Web会議ツールは非常に利用者が増えていますが、同時にツールへの負担は増えています。
web会議において最も大事といえるのが「音声や画面の乱れをなくす」ということです。音声が聞こえない、画面が映らないでは会議が成立しません。
特にリモートワークにおいては各家庭の回線スピードも違うため、極力快適な回線を保持できるツールであることが求められます。この点は現状各社も努力していますが、利用者が増えたのもあり改善はしきれていないというのが現状です。
■意図が伝わりづらい場合もある
web会議ツールは画面共有やマイクで話していくのですが、資料共有のみのプレゼンでは、オフラインに比べて明確な意図が伝わりづらい部分もあります。話しながら操作する側の技量も大きく求められるといえるでしょう。
Web会議ツールの中には、そういった意図が伝わりづらい部分をカバーできる機能を搭載したツールもあるので、導入時にはどんな機能があるかというところも注目してみるといいでしょう。
■会議以外の用途への対応ができないツールもある
多用途に使えるツールが少ないというのもデメリットです。
web会議ツールに求められる役割は、社内・社外の会議のサポートだけではありません。たとえば採用面接や研修・セミナーやオンライン授業などもweb会議ツールで実現できることです。従来のツールの中には多用途に対応していないツールもあり、ここはデメリットでもあるでしょう。
■制限のあるプランもある
従来のツールにはプランにより制限があるツールも多いです。無料で使えると宣伝していても、実際はアカウント数や使用できる機能に制限のある場合もあります。プラン表だけでなく、導入目的や規模に応じてやりたいことを実現した場合の最適な費用を把握する必要があります。
■すべての社内ミーティングを把握・管理しづらい
管理者としては、自分が参加していない会議も含めすべてのミーティングを把握したいところです。
リモートワークだと特に、不要な場所でツールを使っていたり、時間内に終わらずダラダラと続く会議が問題になります。
いつ・どこで・誰がどんな目的で会議を行っているのかは、業務効率化の面でも把握しておくことが必要です。
WEB会議ツールに関するビジネスマンの声を調査してみました。
WEB会議ツールを日常的に利用するビジネスマン100人に調査したところ不便を感じながらも利用していることが分かりました。
WEB会議ツールについて不便に感じること
第1位フリーズして会議が途切れる（24%）
第2位聞き取りづらいことがある（22%）
第3位URLを都度発行するのが面倒（16%）
第4位無駄な会議が増えた（9%）
WEB会議ツールの満足度調査から見えてきたこと
WEB会議の動作（通信が途切れること）への不満が大きい
第1位フリーズして会議が途切れる
第2位聞き取りづらいことがある
これらはWEB会議ツールを使う上では大きな課題ですよね。
リアルな会議だとスムーズにできたやりとりが途切れ途切れになることで、意思疎通が図りづらくなり正しい合意形成に至りづらくなるケースもあると思います。
「取引先とのWEB会議で聞き取りづらい時、聞き返しづらい」（30代男性・HP制作業）
という声もありました。
社内だと「もう一度いいですか？」と気軽に言えても社外だと何度も聞き返すのは気まずいですし会議を進める上で大きなストレスになりますね。
これが商談であれば、失注してしまうことにも繋がりかねません。
WEB会議の動作環境の解決策
WEB会議の動作環境は、ネット環境やPCのスペックなどWEB会議ツール以外の影響も大きいので利用する回線や端末によって動作状況が変わるのかをチェックし、
それでも改善しないのであれば別のWEB会議ツールのトライアルを利用してみることをオススメします。
会議頻度の増加とそれにまつわる手間への不満
第3位URLを都度発行するのが面倒
第4位無駄な会議が増えた
WEB会議ツールが導入されたことで、従来はわざわざ集まって（取引先なら訪問して）まで会議していなかった場合でも「オンラインミーティングしましょう」と気軽に言いやすくなっている傾向にあると思います。
そしてその都度会議URLを発行して共有するのが面倒だと感じている方も一定数いるようです。
「1日数件の会議URLを発行すると結構な手間になる」（20代男性・コンサル業）
会議URLを発行する手間は数十秒ですが、出席者に共有する連絡コストを考えると1ヶ月でかなりの時間を使っていると言えそうです。
web会議ツールの選び方
ではweb会議ツールをどのように選べばいいのいいのでしょうか。
オススメは安定性・操作性・機能・セキュリティが充実しているツールの中から、
価格がマッチしているツールを使う選び方です。
WEB会議ツールの比較マップを作成したのでご覧ください。
WEB会議ツールによってもコストや機能は様々です。
・社内や取引先との会議に利用できれば良い
・セミナーや講義で使用したい
など用途によって必要な機能は変わってきます。
そんな中、私たちが提供するofficecallは低価格と高品質を両立させたWEB会議ツールだと言えます。
「ルーム機能でURLを発行せず会議を行う」
「ホワイトボードを使って手書きで板書しながらセミナー・講義を行う」
という幅広い利用方法を実現しつつ、50ユーザー/5,000円という破格の値段で提供しております。
OfficeCallはWEB会議における不満を低価格で解決できるツールです
web会議ツールとして今注目されているツールの一つがOfficeCallで、従来のウェブツールのデメリットをクリアにすることが可能です。
他のツールにはないメリットもいくつか備えています。
■OfficeCallのメリット
OfficeCallが優れているポイントについて具体的に解説していきます。
・自社専用会議室を設置、外部打ち合わせにも対応
最大の特徴は自社専用のオンライン会議室を持てるという点にあります。
会議室でのミーティングにURLの発行は不要です。
「12:00〜会議室1」と予定に入れておくだけ。参加する社員は「入場する」というボタンを押せば会議室1に入室でき会議を始められます。
さらにワンクリックのURLの発行だけで、会議をスケジューリングしておくことも可能です。外部ミーティングの際にはプライベートな予約制会議室も設置でき、パスロックもかけられセキュリティにも優れています。
もちろん会議に参加する取引先は事前登録やログインなしに会議に参加することができるスムーズな設計のため「会議室に入れない」というバタバタを解消することができます。
・会議スケジュールはカレンダーで一元管理できる
「WEB会議を忘れていた！」ということがないようにカレンダーで管理することができます。参加者はカレンダーを見ることで自分が出席する会議の日程をか確認することができます。
・基本機能は完備
大手WEB会議ツールにあるような通話・画面共有機能などはすべて完備しています。それ故、既存サービスから乗り換えた場合も、機能的な不便を感じることはありません。
ホワイトボード機能でセミナーや打ち合わせの訴求力UP
他社のツールにはあまりない機能として、ホワイトボード機能を備えています。
通常の文書形式の画面共有だけではなく、
実際にホワイトボードに書いて伝えることができるため、資料や言葉だけで意思が伝わらないときに活用できますし、相手の集中を切らさず密度の濃い会議やセミナーが行えます。
・全体の会議利用管理ができる
管理者機能を備えているので、自分が参加していない会議の状況も正確に把握できるところもメリットです。
作成した会議室の利用時間、利用者名、ライセンスの状況などが一目でわかりますので、全体を見なくてはならない管理者としては、非常に便利な機能といえるでしょう。
・まずは無料デモから初めてみよう
